API參考文檔以及其他高度技術化的文檔，則很可能通過編程語言平臺的自動化文檔編寫機制完成(如Java的 Javadoc、Ruby的RDoc Python的 Pydoc等)。然而，有些需要人類表達(這是最寶貴的交流方式)的文檔，則不像技術文檔一樣與應用程序和基礎架構有緊密關系。為此，技術文檔可能在一個月內(或更短的時間內)就會過期，而有一些文檔可能幾年時間都未曾更新過一一不過，這種情況實際上比沒有技術文檔還要槽，因為會進上程帥以為不需要從別處獲取信息，而誤認為這些過期文檔就是正確的信息。
除此之外，當文檔創建后，許多工程師就不會再更新文檔了。定期檢查文檔才能讓文檔保持最新狀態。
解決方法:通知工程師更新文檔
在整個組織范圍內，人們不太可能詳細閱讀文檔管理系統(如Wi) 中的所有文檔，但在一個部門級別上，卻可能會出現一些文檔修改和編輯。但是，使用隨機方法的效率是遠遠不夠的，我們必須通過某種機制，讓文檔管理系統能夠通知文檔所有人或管理員，讓他們在一段時間后更新文檔。開源Wiki系統 Twiki提出了一種解決方案，它的頁面像報紙一樣在時間長了之后會變黃。而且，在系統認為文檔可能需要更新時，它會向文檔所有人發送一封通知郵件。
但只有工具還不夠，運維與開發團隊還必須轉變認識，他們必須將使用文檔視為一種軟件改進手段。例如，需要更新的頁面會變成黃色但這并不意味著有人會去更新它。必須有人去響應這個通知，如果接收者不理解創建及維護文檔對于代碼和系統的價值，那么這個響應可能就不會出現。如果技術人員知道當文檔需要更新時，系統才會通知他們，那么當他們接收到一個通知時，他們就很可能會跟進處理這個通知。這似乎有一些瑣碎，但是對技術人員予以告知可以鼓勵他們認真對待文檔。
好處:將文檔整合到常規活動中
當網站設計開發人員習慣了接收更新通知并響應這些通知之后，他們就會看到文檔在改進軟件方面的價值，這樣將進一步激勵他們及時響應通知。構成大型網站基礎架構的軟硬件通常由一定數量的位于數據中心內的服務器組成。目前，這些基礎架構的安裝及維護在一定程度上仍然通過人工方式完成。我們將介紹隨著計算領域內的突破性進展，虛擬化基礎架構是如何減少人工需求的，以及如何實現其中一些流程的自動化。不過，在考慮實施自動化之前，最好先了解一下當前的工作流程。
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